Zapytanie ofertowe: system zarządzania organizacją

SITN PZN ogłasza zapytanie ofertowe na dostarczenie rozwiązań technicznych do zarządzania organizacją. Składanie ofert otwarte jest od dnia publikacji zapytania do godz. 16:00 21 sierpnia 2020 r.

Specyfikacja przedmiotu zapytania znajduje się w załączniku pn. SITN_zapytanie-ofertowe.pdf

Regulamin zapytania ofertowego:

1.1 TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT.

Oferty przyjmowane na adres oferty[at]sitn.pl do 21/08/2020, g. 16:00

Odpowiedzi na pytania Oferentów udziela wiceprezes SITN ds. Rozwoju, Wojciech Woźnica: wojciech.woznica[at]sitn.pl.

1.2 NAZWA I ADRES

Stowarzyszenie Instruktorów i Trenerów Narciarstwa Polskiego Związku Narciarskiego z siedzibą w Krakowie (30-308) przy ul. Dębowej 6/1 wpisanym do Rejestru Stowarzyszeń Kultury Fizycznej pod nr KRS 0000143252.

1.3 ROZPOCZĘCIE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Składający ofertę przedstawia propozycję terminu rozpoczęcia i zakończenia wykonania zamówienia.

1.4 CENA

1.4.a. Składający ofertę podaje ceny brutto,

1.4.b. Należy podać całą cenę za wykonanie systemu zarządzania Stowarzyszeniem w zakresie opisanym w niniejszym Regulaminie i dokumentach dodatkowych,

1.4.c. Należy również podać stawkę godzinową brutto w przypadku, jeżeli w toku prac nad systemem zarządzania Stowarzyszeniem zajdzie konieczność wprowadzenia nowych funkcjonalności nieobjętych zakresem prac,

1.4.d. Z tytułu usług dodatkowych o charakterze ciągłym (usługi serwisowe, wsparcie) należy podać cenę brutto miesięczną,

1.4.e. Z tytułu usług dodatkowych innych (usługi szkoleniowe, wdrożenia), należy podać cenę za godzinę usługi, w ofercie należy wskazać przewidywany czas wykonania takiej usługi (ilość godzin),

1.4.f. Wszystkie podane ceny muszą uwzględniać wszystkie dodatkowe koszty (np. koszty dojazdu, zakwaterowania pracowników, koszy administracyjne i inne).

1.5 DODATKOWE POSTANOWIENIA

1.5.a. W karcie oferty przy poszczególnych modułach należy wskazać jedną z odpowiedzi opisującej gotowość do zrealizowania tego elementu zamówienia: a/ wykorzystanie gotowego narzędzia z naszego portfolio, b/ dostosowanie istniejącego narzędzia z naszego portfolio, c/ stworzenie nowego narzędzia oraz podać czas potrzebny na wdrożenie tego rozwiązania liczony w dniach roboczych, a także maksymalny koszt wykonania i wdrożenia całego elementu (modułu) w PLN brutto.

1.5.b. W ofercie należy przedstawić jakie narzędzia posiada wykonawca w swoim portfolio nieobjęte zakresem niniejszego zapytania ofertowego.

1.5.c. Oferta powinna uwzględniać również zachowanie wysokich standardów bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych i innych danych.

1.6 WYBÓR OFERTY

1.6.a. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się: a/ceną, b/czasem trwania wykonania zlecenia, c/standardem obsługi serwisowej zrealizowanego przedmiotu zamówienia,

1.6.b. Zapytanie ofertowe może zakończyć się brakiem wskazania wykonawcy.

1.7 ZWIĄZANIE OFERTĄ

Termin związania ofertą to 2 miesiące od dnia terminu składania ofert.

1.8 WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA.

Zamawiający wymaga, aby każdy z wnoszących ofertę przedstawił proponowane zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz wysokość tych zabezpieczeń obejmujących wszystkie zobowiązania wykonawcy (np. kara umowna).

1.9 DOKUMENTACJA OFERTY

Ofertę należy złożyć w postaci wypełnionego dokumentu stanowiącego załączony do zapytania wzór oferty. Oferty przedłożone w innej formie nie będą rozpatrywane.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

FAQ – najczęściej zadawane pytania o doprecyzowanie informacji zawartych w zapytaniu ofertowym:

[2020-08-07] Jaka jest docelowa liczba użytkowników systemu?

W załączniku 7.1 w pliku SITN_zapytanie-ofertowe.pdf znajduje się struktura organizacyjna naszego Stowarzyszenia. Będzie ona pomocna przy prześledzeniu poniższej listy osób/stanowisk:

• 5 pracowników SITN (2 w biurze, 2 w księgowości + marketingowiec),
• Prezes + Zarząd – 9 osób,
• Komisja Rewizyjna – 5 osób,
• ok. 5 os. z Komisji Organizacyjnej,
• przewodniczący i członkowie pozostałych komisji tematycznych (vide: załącznik 7.1),
• ok. 35 egzaminatorów,
• ok. 150 kont dostępu dla szkół narciarskich (LSN),
• 4.5-6 tys. kont członków Stowarzyszenia (instruktorów i trenerów).

Obieg dokumentów każdej z tych wskazanych grup użytkowników dotyczy w różnym zakresie.

[2020-08-07] Czy baza danych (infrastruktura) również jest przedmiotem zapytania ofertowego?

Tak. Wycena jej postawienia i utrzymania powinna zostać ujęta w module 4.1 Baza danych i migracja danych.

[2020-08-07] Jaki jest oczekiwany termin wdrożenia?

Zakładając wskazanie dostawcy systemu zarządzania organizacją do września br., Stowarzyszenie liczy na niezwłoczne rozpoczęcie współpracy, analizę stanu obecnego oraz potrzeb, opracowanie harmonogramu i przygotowanie systemu na przełom zimy/wiosny 2021 r. W tym terminie system powinien zostać przedstawiony środowisku SITN wraz z baterią szkoleń dla administratorów i użytkowników. Do września 2021 r. najważniejsze składowe systemu powinny być w pełni funkcjonalne.

Na ew. odstępstwo od w/w przybliżonego harmonogramu mogą mieć wpływ przede wszystkim a/ proces wyłonienia wykonawcy systemu oraz b/ poważnie i merytorycznie uzasadnione przyczyny techniczne/organizacyjne wskazane przez wykonawcę.

[2020-08-07] Czy SITN PZN weźmie pod uwagę oferty od podmiotów, które nie zadeklarują dostarczenia wszystkich modułów?

Tak. Oczywiście im większą część listy narzędzi, na które zapotrzebowanie zgłasza SITN, pokryje oferta, tym lepiej. Istotne jest, aby przedłożona przez Oferenta propozycja zawierała najważniejsze moduły (np. baza danych i jej migracja, obieg dokumentów) a nie opierała się na narzędziach peryferyjnych (np. platforma e-learningowa). Stowarzyszenie zakłada również, że w przypadku wskazania Oferenta nie deklarującego stworzenia swoimi siłami kompletnego systemu jako Dostawcy, będzie On odpowiedzialny za znalezienie produktów lub podwykonawców, z których narzędziami przeprowadzi integrację systemu.

[2020-08-07] Jak przedstawić koszt realizacji określonego zadania, jeśli na tym etapie rozmów znanych jest zbyt mało szczegółów, które Oferent uznaje za niezbędne do wyceny?

W szablonie (Wzór oferty.docx), na którym przyjmowane są oferty, najwięcej miejsca na informacje od Oferenta przewidziane zostało w rubryce pt. Opis rozwiązania/specyfikacja narzędzia, koszty składowych modułu, uwagi wykonawcy. Jeśli dany moduł na tym etapie nie daje możliwości precyzyjnej wyceny, wskazane jest opisanie czynników, które wymagają doprecyzowania oraz – w zależności od wyboru różnych rozwiązań – rzędu wielkości kosztów i czasu potrzebnego na wdrożenie.

[2020-08-19] Jaką centralą telefoniczną obecnie dysponuje Biuro SITN?

Platan Micra z 2009 r. Jeżeli będzie to konieczne, Stowarzyszenie gotowe jest wymienić centralę.

[2020-08-19] Czy w miejscu określenia „czasu realizacji zadania” w ofercie można podać czasochłonność wraz z proponowaną kolejnością wdrożenia poszczególnych modułów?

Tak.

[2020-08-19] Czy można rozbudować plik oferty o pozycję warsztatów biznesowo/analitycznych?

Tak, miejsce na tego typu informacje jest przewidziane w p. 7 POZOSTAŁE KOSZTY (LICENCJE I INNE).